10 valkuilen van een SharePoint-implementatie

Al sinds 2006 werk ik met SharePoint en merk steeds weer dat een implementatie van SharePoint niet draait om techniek (klein beetje), maar meer om de organisatie, de mensen en de processen. In een artikel op CMSWire (The Art of SharePoint Success: 10 Reasons Why SharePoint Projects Fail) worden 10 redenen aangegeven waarom het implementeren van SharePoint zo lastig is. Dit artikel verwoordt mijn ervaringen van de laatste jaren perfect.

10 valkuilen

Een mooi rijtje die ik -vanuit mijn ervaring- zal toelichten:

1. Politiek
Politiek is misschien wel het grootste struikelblok bij een SharePoint-implementatie. Je bent namelijk aan het rommelen aan processen en verantwoordelijkheden. Door SharePoint te gebruiken worden mensen gedwongen om na te denken over hun eigen werk; hoe doen ze dit, wie is verantwoordelijk en met welke afdelingen werken we samen? Nog belangrijker: hoe wordt samengewerkt?

2. Niet weten wat SharePoint is en kan
Probeer maar eens aan een leek uit te leggen, wat je met SharePoint kunt. Dit is lastig en blijft vaak niet hangen. Het concept van SharePoint uitleggen, maakt dit wel duidelijk aan het management, maar nog niet aan de medewerkers. Aangezien zij het moeten doen, is een goede uitleg en communicatie hierover essentieel en dient continue te worden gevoed.

3. Tekort aan informatie en kennismanagement competenties
SharePoint draait om mensen, processen en informatie. Er zijn weinig mensen in een organisatie die kennis hebben van deze 3 aspecten.

4. Visie, de business case en het meten van succes
Wat wil je bereiken met SharePoint? Minder e-mailverkeer? Als dat zo is, dien je het ook meetbaar te maken en hiervoor een business case te maken. Hierdoor kun je het doel voor ogen houden, waarvoor je SharePoint wilt gebruiken.
Ook kun je ER-doelen (betER, grotER, snellER, goedkopER, etc.) bepalen, ook al zijn deze vaak slecht meetbaar.

5. Management moet meedoen
Als de leider niet meedoet, dan haken de volgers af. Dit geldt natuurlijk ook voor SharePoint. Het management moet een trekkersrol hebben en het goede voorbeeld geven. Het gaat verder dan alleen maar techniek, ook veranderingen in het werkgedrag en procedures zullen onderdeel zijn van een SharePoint-implementatie.

6. Adoptie door gebruikers
Zo veel mogelijk medewerkers moeten het gaan begrijpen en gebruiken. SharePoint is bedoelt voor iedereen. Het nieuwe werken zal door iedereen opgepakt worden met het nieuwe tool: SharePoint. Dit betekent dat medewerkers bijvoorbeeld geen file-share meer mogen gebruiken. Ook het e-mailverkeer kun je gaan beperken. Allemaal zaken waardoor medewerkers op een andere wijze moeten werken. Mensen hebben van nature geen zin in verandering.

7. Verschillende keuzes laten SharePoint ontsporen
Hoe zet je een teamsite op? Als iedereen dit op een andere manier doet, is het voor de medewerker steeds lastiger te begrijpen. Het functioneel beheer hiervan helemaal. Er zal dus kwaliteitseisen moeten komen om dit tegen te gaan en een goed functioneel beheer om deze kwaliteit te waarborgen.

8. Informatie management
Hoe ga je met informatie om. Hiervoor dient IM het voorbeeld te geven en af te dwingen dat dit ook in SharePoint op de juiste wijze wordt toegepast. Ook zul je moeten voorkomen dat je 1000-en teamsites krijgt.

9. Het vaststellen van de eisen en wensen
Het is lastig om aan mensen te vragen wat ze precies willen met SharePoint. Vaak zijn dit ER-doelen. Deze ER-doelen zul je moeten omzetten naar concrete eisen en wensen. Een mooie taak voor de business consultant.

10. Technische vaardigheden
De organisatie moet natuurlijk het product SharePoint ook kennen; zelfs op allerlei niveaus. Infra, databases, security, gebruikersondersteuning, etc.dient begrepen te worden in samenhang met SharePoint. Tijd om cursussen te laten doen!

Aanvoerder

Wat mij altijd opvalt is dat mensen het lastig vinden om op een andere manier te werken. Vaak is niet meteen duidelijk wat het voordeel van dit nieuwe werken is en komen medewerkers maar langzaam op gang. Na 2-3 maanden begint het kwartje te vallen en merken ze ook de voordelen hiervan. Begin met kleine groepen van maximaal 20 medewerkers, wijs een aanvoerder aan die iets meer weet over SharePoint en heb regelmatig contact met deze aanvoerder. De aanvoerder kan aangeven wat goed en slecht gaat en waar hij tegenaan loopt. Ook kun je snel zien of er op de juiste manier wordt gewerkt met SharePoint.

Netwerkschijf

Het meest ontzet zijn medewerkers als ik ze vertel dat ze in SharePoint geen gebruik meer mogen maken van folders om documenten op te slaan. Ze moeten in plaats hiervan gebruik gaan maken van metadata en views. Dit levert altijd commentaar op. En terecht. Medewerkers zien dan niet meteen in wat de voordelen kunnen zijn, als je afstapt van het netwerkschijf-denken. Weg met de P-schijf!


gerelateerde blogs met thumbnail