Online Samenwerken is moeilijk

Online samenwerken staat hoog op de agenda bij veel bedrijven. Vaak is dan SharePoint of een ander collaboration-tool beschikbaar om online te kunnen samenwerken. Toch blijkt in de praktijk dat het resultaat van deze nieuwe digitale vorm van samenwerken tegenvalt.

Waar vroeger het probleem duidelijk in de techniek zat, is het tegenwoordig de medewerker die extra stappen moet zetten. En hier wordt dan weinig tot geen aandacht aan besteed. Het resultaat is dan onbevredigend.

Management

Het management van de afdeling of een bedrijf verwacht van de medewerkers dat ze deze nieuwe samenwerkingsvorm zelf eigen kunnen maken. Niet iedereen heeft thuis ervaring met nieuwe vormen van communicatie, zoals Social Media. Dit kun je alleen verwachten van de generatie Einstein.

Softe kant

De softe kant van online samenwerken is veel belangrijker dan de technische kant! Opleidingen, teach-the-teacher en coaches zijn nodig om de nieuwe techniek eigen te maken. Ook zal elke medewerker moeten leren op een hoger niveau te kunnen samenwerken. Netwerkschijven gaan verdwijnen en worden vervangen door documentbibliotheken met metadata en views. Praten bij de koffie-automaat wordt vervangen door online communities (denk aan Yammer), medewerkers zullen zich meer dan ooit moeten profileren binnen het bedrijf (bijv. op expertise-gebieden) en misschien het allerlastigste voorwaarde: de medewerkers moeten zich veilig genoeg voelen om informatie en kennis te delen.

RvB

De RvB kan dan ook het voortouw nemen door een paar keer per week een blog te schrijven, waarbij medewerkers de mogelijkheid hebben om -zonder consequenties- te kunnen reageren. Er zal een omgeving geschapen moeten worden, waarbij er open en transparant gecommuniceerd dient te worden. Dit betekent vaak een een cultuuromslag. Ook zullen de eilandjes die zijn ontstaan in een organisatie vervagen.

Laat de implementatie van een collaboration-tool dan ook niet alleen uitgevoerd worden door de ICT-afdeling. Communicatie en HRM moeten ook betrokken worden bij dit traject. Neem gerust 1 to 2 jaar de tijd om deze nieuwe vorm van samenwerken in je organisatie in te voeren. Probeer een gedegen implementatieplan te maken, waarbij de softe kant de overhand heeft.


gerelateerde blogs met thumbnail

Onlangs kwam ik naar mijn idee een makkelijk te gebruiken online samen werking programma tegen. Dit is het programma: http://www.mett.nl. Ik heb de site gelezen en volgens mij een makkelijk te gebruiken programma. Deze site lijkt zich sterk ontwikkeld te hebben en ziet er professioneel uit.