Voordelen collaboration

De introductie van bijvoorbeeld SharePoint 2010 als collaboration platform in een organisatie blijkt nog steeds lastig te zijn. Ik heb het dan niet over de techniek; dat is het probleem niet meer. Het zijn tegenwoordig de medewerkers die overtuigd moeten worden om anders te gaan werken. Uit heel veel studies blijkt dat de -gemiddelde- mens niet 'warm loopt' voor veranderingen. Op een andere manier samenwerken is natuurlijk ook een aspect waar mensen een natuurlijke weerstand tegen hebben.

ICT

Vaak zie je dat SharePoint uitgerold wordt vanuit ICT. Lekker gemakkelijk. Eén platform en dus is het beheer een stuk gemakkelijker. Vaak is de afdeling ICT ook de eerste die SharePoint gebruikt om onderling samen te werken. Met hun eigen bril op hebben ze SharePoint neergezet. En dit is niet altijd de manier waarop 'de business' wil werken. Vaak zijn er al allerlei restricties op het gebruik. Denk aan de 'personal space' (MySite) die vaak klein gehouden wordt.

Verdere uitrol

Het blijft dan ook vaak steken bij de afdeling ICT, terwijl de andere afdelingen niet optimaal gebruik maken van SharePoint. Wederom is de communicatie belabberd en wordt niet nagedacht over de opleidingen (Teach the teacher) die nodig zijn voor de digibeten van het bedrijf. Zonder deze mensen aan te laten haken, zul je het gevoel krijgen dat je aan 'een dood paard' trekt. Het is een must dat minimaal 80% van de medewerkers aanhaakt en begrijpt wat de meerwaarde is van deze nieuwe manier van werken.

Collaboration mag hetzelfde aangepakt worden als een organisatieverandering. De afdeling Communicatie en HRM moeten hierbij betrokken worden. Ook de RvB zal het voorbeeld moeten geven, door bijvoorbeeld mee te doen aan blogs.

Aangezien collaboration ook een extra investering vergt van de medewerker, moet de medewerker goed begrijpen wat de voordelen zijn op langere termijn. Dit is misschien wel het lastigste aspect van collaboration. Investeren in een nieuwe onderlinge samenwerking vergt tijd. De medewerker moet op een hoger niveau geplaatst worden. Nog lastiger: 80% van de medewerkers moet deze stap maken!

Een van de plaatjes die ik vaak gebruik in presentaties is de volgende:


Hiermee laat je zien dat anders samenwerken met een andere techniek ook erg veel voordelen heeft. Als je samen moet werken aan een document bijvoorbeeld. Links staat de ouderwetse manier, rechts staat de nieuwe manier.


gerelateerde blogs met thumbnail