Sociaal Intranet

Medewerkers verwachten steeds meer van hun intranet. Zoeken naar personen en informatie (content) moet fantastisch werken; daarnaast moet het intranet dienst kunnen doen als werkplatform; alles wat ze nodig hebben om te kunnen werken, moet snel via intranet te regelen of in gang te zetten zijn. Het intranet als gereedschap. Boven alles is de (kennis)medewerker ook geïnteresseerd in een Sociaal Intranet.

De toegevoegde waarde in de organisatie verschuift naar:

  • collaboration (samenwerken)
  • leren
  • innovatie (ipv commodities)
  • netwerken (relatie)
Deze vier zaken zijn pas geschikt als je gebruik maakt van een Sociaal Intranet. Wat zijn dan de voordelen?
  • Beter gebruik van gedeelde kennis
  • Verbeterde samenwerking
  • Snellere en betere communicatie
  • Sneller kunnen reageren op ontwikkelingen
  • Minder reiskosten
  • Het bij elkaar brengen van mensen met de juiste expertise wordt gemakkelijker
  • Minder ICT-kosten
  • Snellere innovatie en dus snellere Time-to-Market
Als je bovenstaande voordelen bekijkt, zul je deze ook toe kunnen passen op Het Nieuwe Werken. Als je Het Nieuwe Werken wilt toepassen, zul je dus ook het intranet moeten aanpakken.

Bij Intel was het zelfs zo erg dat een gemiddelde medewerker 1 dag per week kwijt was aan het zoeken naar andere medewerkers met een bepaalde expertise. Met een Sociaal Intranet kan dit veel en veel sneller.

Dit betekent dat het intranet ook verandert. In plaats van consumerende medewerkers (alleen maar informatie en kennis lezen) is het tijd dat elke medewerker ook zelf informatie en kennis gaat toevoegen aan het intranet. Hierdoor zal het Pareto-principe omvergegooid kunnen worden. Zoals nu maar 20% van de content wordt geplaatst op het intranet, waarmee 80% van de informatievraag wordt afgevangen, zal het straks mogelijk zijn om dit te verhogen van 80 naar 95%.


Simpel doordat meer medewerkers, meer gedifferentieerde informatie zullen delen, Hierdoor kun je straks ook terecht op het intranet voor een specifieke vraag over MS Excel. De kosten om deze kennis te delen zijn enorm laag geworden, als een Sociaal Intranet een feit is in een organisatie en elke medewerker zijn of haar steentje bijdraagt.

Voorheen


Welke informatie staat op een niet-sociaal intranet ? Dat is toch vaak informatie, die vaak wordt opgevraagd (predictable). Deze informatie wordt vaak geschreven door de experts in de organisatie. De voorwaarde voor deze kennis en informatie is dat deze voor lange tijd kon bestaan. Soms zijn er activiteiten om gedocumenteerde kennis ook op te slaan. Dit is de 20% die 80% van de behoefte kan voldoen. Tevens is dit ook kostentechnisch gezien het maximum dat een organisatie wil investeren in een intranet.

Social Intranet

Nu kun je gebruik maken van alle medewerkers om informatie en kennis te delen die minder vaak wordt gevraagd. Ook kan informatie gedeeld worden die maar een relatief korte tijd interessant is voor de organisatie en gespecialiseerde informatie (denk aan specifieke vraag over MS Excel). Een betere service voor de medewerker.

De organisatie moet zich wel bewust zijn, dat elke medewerker ook de tijd mag nemen om kennis en content te delen; de organisatie wordt hier altijd (op de langere termijn) beter van.

Filter

Doordat er meer informatie op ons af komt, zullen we een filter moeten hebben, die de voor ons relevante informatie filtert. In een Sociaal Intranet zijn dit de mensen, waarmee jij een relatie hebt. Door dit netwerk is het te achterhalen welke informatie jij nodig hebt. Door het gedrag van anderen is het mogelijk om relevante informatie en kennis te presenteren. Daarnaast blijf je zelf een actieve rol behouden en door het inzicht in het gedrag en informatiebehoefte van 'je relaties' kun je zelf ook beter inschatten welke informatie voor jou bedoeld is.

Als gevolg van bovenstaande filter is het dus noodzakelijk om je content dus ook sociaal te maken. Welke mogelijkheden heb je hiervoor:
Door deze zaken toe te voegen aan je intranet, maak de medewerker duidelijk welke content interessant is voor anderen.

Welke sociale aspecten zullen nog meer ondersteund moeten worden? De onderstaande zaken worden bijna nooit (goed) ondersteund:
  • Een antwoord op een vraag vinden
    Vraag het aan een groep, een persoon of iedereen
  • Een groep vormen
    Snel, voor korte tijd, project, afdeling
  • Delen van informatie
    Aan 1 persoon of een groep, of toch aan iedereen
  • Samenwerken aan content (coauthoring)
    Delen, co├Ârdineren, alerts
  • Een persoon vinden
    Natuurlijk op naam, maar ook met specifieke kennis, een bepaalde rol, locatie, verantwoordelijkheid, expertise
  • Een groep vinden
    Mensen, content, omschrijving, toegankelijk of afgesloten (restricted)
  • Feedback verzamelen
    Een vraag stellen, een bestand publiceren, ratings en commentaar
Doordat we vaak in silo's opereren in een organisatie, kan een Sociaal Intranet ons uit dit silo-denken halen. Dat is niet gemakkelijk, maar wel essentieel voor de organisatie.


gerelateerde blogs met thumbnail