Informatiebehoefte op intranet

Het intranet wordt vaak alleen ingezet als communicatiemiddel.Welke content heeft een medewerker eigenlijk echt nodig om goed te kunnen functioneren? Deze vraag is lastig te beantwoorden. Zeker voor managers, die vaak een heel ander idee hebben van de werkelijkheid. Een socialer intranet zou dan uitkomst kunnen bieden.

Voor een nieuw intranet kun je vier soorten informatie onderscheiden die medewerkers nodig hebben om te kunnen functioneren:

  • Informatie ten behoeve van het primaire proces (taakinformatie).
    Taakinformatie is informatie over het werk dat iemand doet, bijvoorbeeld de dienst die iemand levert. Bij taakinformatie kun je denken aan werkinstructies, afspraken over de verdeling van werk, over de werkwijze, problemen bij de werkwijze en de gebruikte materialen.
  • Informatie over het beleid van de organisatie (beleidsinformatie).
    Beleidsinformatie omvat onderwerpen die het beleid van de organisatie, of een organisatorisch onderdeel betreffen. Denk aan nieuws over een reorganisatie, lopende of nieuwe projecten of een nieuwe missie van een organisatie.
  • Informatie over de voortgang (beheerinformatie).
    Beheerinformatie is informatie over de voortgang, ook wel management-informatie genoemd. Het is informatie die van belang is om de vinger aan de pols te houden. Resultaten van het bedrijf of klanttevredenheidsonderzoek.
  • Informatie over personeel- en sociale zaken (sociale informatie).
    Sociale informatie is informatie over personeelsonderwerpen en sociaal beleid. Hierbij kun je denken aan een nieuwe benoeming, te volgen cursussen, bespreking ziekteverzuim, vacatures en afspraken voor informele personeelsbijeenkomsten.

Inrichting

Als je deze vier soorten bekijkt, zul je ook een beslissing kunnen nemen welke soort door de medewerkers worden gecommuniceerd en welke door een centrale contentbeheerorganisatie. In sommige organisaties wordt 100% van de informatie gecommuniceerd door deze contentbeheerorganisatie. Echter om de medewerkers meer betrokken te laten zijn met het intranet, zul je ook de medewerker een rol moeten geven in het toevoegen van content op het intranet. 

Wel zal bewaakt moeten worden dat er geen informatie overload ontstaat. Te veel informatie zal het intranet erg stroperig maken; erg lastig om de juiste content snel te vinden. De informatie die de medewerkers nodig hebben dient gelijk te zijn aan de informatie waarvan de manager denkt dat de medewerkers nodig hebben. Dit evenwicht is lastig te bereiken.


gerelateerde blogs met thumbnail