Een succesvol intranet

Wanneer heb je een succesvol intranet? Wanneer heb je alle mogelijkheden benut? Hoe kun je weten dat je klaar bent voor de toekomst? Wat voor componenten heb je nodig op je intranet? Allemaal vragen waar je niet zo maar een antwoord op krijgt.

Toch bestaat een goed intranet uit verschillende eigenschappen die overal hetzelfde zijn. Een goed intranet bestaat heeft de volgende opbouw:

 

Kern Informatie

Dit is vaak een referentie naar standaarden en richtlijnen voor de organisatie en de gedefinieerde verantwoordelijkheden. Dit is vaak statische content en behoeft weinig tot geen aanpassingen. Voorbeelden zijn:
  • Strategisch plan
  • Toegevoegde waarde van de organisatie
  • Personeelsgids
  • Beleid
  • Trainingen
  • Richtlijnen (merk, huisstijl, etc.) 

Operationeel nieuws

Vaak gebruikt voor basis bedrijfsinformatie, voorziet in de middelen om goed te kunnen werken en zorgt voor continuïteit. Dit is actuele informatie en behoeft regelmatige aanpassingen (misschien wel dagelijks).

Voorbeelden zijn:
  • ICT mededelingen (onderhoud netwerk, updates, etc.)
  • Aankondigingen voor nieuw beleid en procedures
  • Aankondiging voor het aanstellen van een nieuwe medewerker

Organisatie nieuws

Gebruikelijk wordt hier informatie getoond om het bedrijfsmoraal hoog te houden, ondersteunen van bedrijfsinitiatieven en prioriteiten, informeren van de medewerker.

Voorbeelden zijn:
  • Behaalde onderscheidingen (bedrijf)
  • Gewijzigde openingstijden kantoren
  • Persberichten 

Afdelings/team nieuws

Medewerkers van een afdeling of team worden op de hoogte gehouden op afdelings- of teamniveau.

Voorbeelden zijn:
  • Events
  • Team building activiteiten
  • Behaalde mijlpalen op een afdeling/team (ook project)
  • Team nieuwsbrieven
  • Succesverhalen
  • Onderscheidingen behaald op/door de afdeling

Collaboration

Een verplichte component binnen projecten of teams als collega’s moeten samenwerken, informatie delen, updates communiceren van een project of het coördineren van inspanningen en taken om een opdracht uit te voeren.

Voorbeelden zijn:
  • Taken delegeren en coördineren om een bepaald doel te bereiken
  • File sharing
  • Online Samenwerken (Het Nieuwe Werken)

Interactiviteit

De manier van communiceren en het delen van ideeën tussen medewerkers. Dit bevordert het leervermogen, educatie, onderlinge communicatie en bedrijfsmoraal.

Voorbeelden zijn:
  • Gebruikersprofielen
  • Discussiefora
  • Blogs
  • Waardering van content en informatie (content rating)
  • Wiki

Op detailniveau

Kern informatie
Deze informatie wordt gezien als de referentie van richtlijnen en verantwoordelijkheden. Dit is de basis, waarop de andere informatie is gebaseerd en verspreid. Het geeft aan wat het bedrijf doet, hoe het bedrijf functioneert en welke bedrijfspilaren gebruikt worden om dit te bereiken. Voor het beheren van deze content is nodig:
  • Gemakkelijk te onderhouden standaarden en richtlijnen
  • Duidelijk gedefinieerde rollen, verantwoordelijken en wie verantwoordelijk is voor de wijzigingen
  • (Volledig geautomatiseerde) werkstromen om deze content goed te keuren
  • Degelijke coördinatie tussen de verantwoordelijke afdelingen
  • Snel inzichtelijkheid van informatie en mogelijkheid tot het zoeken (en vinden) van relevante content
Operationeel, organisatie- en team nieuws
Deze drie lagen zorgen voor een continue stroom van actuele informatie over het bedrijf of specifieke afdelingen (regio’s). Medewerkers zijn op zoek naar deze informatie om up-to-date te blijven van relevante informatie die belangrijk is om hun rol in de organisatie uit te kunnen voeren; ook strategische informatie en informatie over wat het bedrijf precies doet is belangrijk.

Het beheren van deze informatie:
  • Dient gemakkelijk te zijn
  • De rollen zijn helder gedefinieerd, de verantwoordelijkheden ook en de verantwoordelijkheden voor het aanpassen van deze informatie is ook belegd
  • (Volledig geautomatiseerde) werkstromen voor goedkeuring om content aan te passen
  • Degelijke coördinatie tussen de verantwoordelijke afdelingen
  • Snel inzichtelijkheid van informatie en mogelijkheid tot het zoeken (en vinden) van relevante content
  • Consistente in updates en aankondigingen
Collaboratie
Gedefinieerd als een middel om samen te werken met collega’s, het delen van informatie, het aankondigen van updates en wijzigingen op een project of het coördineren van inspanningen en taken om een bepaald doel te bereiken. Benodigd hiervoor is:
  • Duidelijk gedefinieerde toegangsrechten
  • Duidelijk gespecificeerde rollen, verantwoordelijkheden en de verantwoordelijkheden voor het aanpassen van deze informatie is ook belegd
  • Duidelijke verwachting en toewijzing van taken aan elke team en teamlid
  • Duidelijk gedefinieerde mijlpalen en planningen
  • (Volledig geautomatiseerde) werkstromen voor goedkeuring om content aan te passen
  • Afdwingbare en geautomatiseerde bedrijfsprocessen
Interactiviteit
Dit is een middel om op een bredere schaal communicatie en delen van informatie binnen je organisatie. Deze laag is bedoeld om educatie, leren, communicatie en bedrijfsmoraal te verbeteren. Benodigd zijn:
  • Belanghebbende werknemers
  • Afdwingbare professionele standaarden
  • Duidelijk gespecificeerde rollen, verantwoordelijkheden en de verantwoordelijkheden voor moderatie


gerelateerde blogs met thumbnail

Een goed en duidelijk overzicht, ik is kijken wat er nog ontbreekt op ons intranet.