Is SharePoint nu echt wel zo goed?

Op dit moment ben ik bezig om met SharePoint 2010 een nieuw intranet op te zetten voor een klant. Steeds duidelijker wordt het voor mij dat SharePoint op twee manieren verkocht wordt door de 'heren van Microsoft'. Aan de business wordt verteld dat met SharePoint alles out-off-the-box mogelijk is, een alleskunner, zonder veel te investeren, meteen klaar om uit te rollen. Aan IT vertellen ze dat SharePoint een fantastisch platform is waarop heel gemakkelijk op gebouwd kan worden. IT is happy, want alle wensen van de business zijn ingebouwd en alle flexibiliteit is aanwezig om verder te bouwen op het platform. Qua beheer lijkt dit ook de ideale oplossing.

Twee werelden, twee invullingen!

Licenties

Toch is de werkelijkheid toch meer gebaseerd op IT. Per uitgegeven dollar aan licenties, wordt 6-8 dollar uitgegeven aan consultancy en aanpassingen door IT. Dat is toch een aardig bedrag. Ik ben zelf meer geneigd om de business-oplossing te kiezen. Probeer eerst SharePoint te gebruiken met haar aanwezige functionaliteit. Accepteer dat niet altijd alles precies zo is, zoals je wenst. Vaak is de functionaliteit in SharePoint aanwezig, maar op gemiddeld of zelfs onder een gemiddeld niveau. Probeer maar eens uit te leggen aan de klant dat de Discussieforum-functionaliteit zeer minimalistisch is opgezet en in de verste verte niet lijkt op de -gratis- foraplatforms die je tegenkomt op het web.

Wees duidelijk tegen iedereeen, dat hetgeen dat SharePoint biedt, vaak meer is dan wat er nu in een bedrijf wordt gebruikt. De meerwaarde is dan ook duidelijk! Ga voor 95%! Dit is meestal genoeg om de werkprocessen enorm te kunnen verbeteren. Hierdoor kun je snel laten zien wat de kracht is van SharePoint: in een betrekkelijk korte tijd winst behalen in het samenwerken en het verbeteren/versnellen van de werkprocessen.

Ook is het nodig voor de medewerkers om SharePoint 'onder de knie' te krijgen en een stap hoger leert te zetten in het online samenwerken. Het is niet voor niets dat nog veel bedrijven stoeien met Het Nieuwe Werken. Hier is de techniek niet meer het probleem, maar je eigen medewerkers. Dit is toch sowieso de trend die ik de laatste jaren om me heen zie. Medewerkers hebben moeite om de technische ontwikkelingen bij te houden.

Na 1 jaar

Na minimaal 1 jaar, kun je de volgende stap zetten en functionaliteit gaan toevoegen. Maak hier dan eerst een business case van. Het aanpassen of toevoegen van functionaliteit aan SharePoint kan een dure oplossing zijn. Naast het bouwen moet je ook niet vergeten om een beheer(s)omgeving te bieden, waar andere aspecten noodzakelijk zijn dan het "simpele" SharePoint-gebruikersbeheer. Ook zul je dan applicatiebeheer moeten gaan doen.

Conclusie

SharePoint is een kolos, een allesvreter. Net zoals SAP dien je zelfs je eigen werkprocessen lichtelijk aan te passen. SharePoint is goed om samen met je medewerkers een platform aan te bieden waarop goed samengewerkt kan worden (document management is bijvoorbeeld erg goed) en meer overzicht te bieden in de werkprocessen. Let wel op als je af gaat wijken van de standaardwijze van SharePoint en functionaliteit gaat aanbouwen of verbeteren. Dit is vaak -in verhouding- een dure exercitie. Denk dan maar eens aan de 6 tot 8 euro die gemiddeld per euro licentie wordt besteed aan consultancy en aanpassingen door IT.


gerelateerde blogs met thumbnail