Complexiteit van je webproject

Als projectmanager van webprojecten kom je vaak standaard en specifieke issues tegen. Deze weblog behandelt zowel de standaard projectmanagementzaken die aan de orde komen, als specifieke projectmanagement-technieken en –kennis, die je nodig hebt in de webwereld. Deze zijn noodzakelijk om een webproject in goede banen te leiden. Veel projectmanagementzaken worden uiteengerafeld, zodat je niet onbeslagen ten ijs zal komen. Natuurlijk zul je ook kennis moeten hebben van algemeen projectmanagement.

Als projectmanager van webprojecten is het noodzakelijk vooraf inzichtelijk te krijgen, wat voor type webproject aangenomen is. Door dit inzicht zul je ook een project anders gaan opzetten, waardoor het risico van falen minder wordt. Natuurlijk zijn veel van de beschreven zaken voor elk type project noodzakelijk!

Het voorspellen van de complexiteit van een webproject geeft al voldoende inzicht om proactief zaken te regelen en/of te voorkomen. Hoe meet je de complexiteit van een (web)project? We kunnen een project opdelen in vier grote factoren die de complexiteit van een project bepalen:

  1. De menselijke factor
  2. De omvang van het traject
  3. Het risico dat je loopt tijdens het project
  4. De (on)voorspelbaarheid van je project
De complexiteitsanalyse die je maakt van een project verlaagt uiteindelijk de kans op mislukken of vertraging. Een essentieel onderdeel voordat je begint aan je project.

DE MENSELIJKE FACTOR
De menselijke factor is een zwaarwegende factor tijdens een webproject. De menselijke factor kun je indelen in vier dimensies:
  • Kennisniveau van betrokkenen
    Hoeveel kennis over webprojecten is aanwezig? Heb je specifieke SEO, Search of webstatistiek-kennis nodig? Hoe hoger de kennis, hoe hoger de kwaliteit en korter de doorlooptijd van project. Heeft de organisatie reeds eerder kennis gemaakt met de te implementeren technologie of materie?
  • Mate van belangenstrijd
    Spelen er interne belangen in het project mee? Hoeveel verschillen van inzicht zijn er bij de primaire stakeholders? Zijn er veel verschillende visies?
  • Taal- en cultuurverschillen
    Heb je te maken met een project over de landgrenzen, dan zal het project ingewikkelder worden. Zeker bij off-shoring zijn dit lastige zaken. Heb je ook te maken met cultuurverschillen, dan is dit nog een extra factor. Niet alleen het aantal verschillende talen is van belang, maar vooral welke talen; is er 1 taal die iedereen beheerst? Zijn er meerdere 'cultuurtalen'? Zijn er grote cultuurverschillen tussen bijv. leveranciers en de organisatie?
  • Organisatievermogen
    Hoe vaak heeft een bedrijf al eerder een webproject opgeleverd? Hoe goed is jouw bedrijf of project in staat om een project te organiseren? Beschikt de onderneming over het vermogen projectmatig te werken? Worden deadlines meestal gehaald? Binnen budget? Zijn er ingerichte en operationele projectmanagement procedures? Op welk INK managementniveau opereert de onderneming? (lees ook http://nl.wikipedia.org/wiki/INK-model)
DE OMVANG
Natuurlijk is de omvang van een project een belangrijke factor in de uiteindelijke complexiteit. Deze factor kun je indelen in vijf dimensies:
  • Werkdruk
    Moet er veel geprogrammeerd worden of zijn er veel resources benodigd voor het opzetten van een sluitend interactieontwerp?
    Hoeveel resources zijn er beschikbaar en wordt overwerk verwacht? Is sprake van een harde deadline met mogelijke boete clausules?
    Hoeveel lucht bevat planning?
    Zijn er extreme externe drivers die de druk hoog houden?
  • Aantal actief betrokkenen
    Hoe meer mensen meedoen met het project, hoe lastiger het is om te managen. Hoeveel werknemers, leveranciers inwoners, klanten, overigen zijn er direct bij het project betrokken?
    Op hoeveel mensen heeft het project direct invloed op hun werk of leven?
    In welke mate is veranderend gedrag door te rekenen op de business case?
  • Geografische spreiding
    Over hoeveel panden, locaties, steden, landen loopt dit project?
    Waar bevinden zich de leveranciers en overige partijen?
    Zijn er meerdere timezones in het project? Is er sprake van virtuele teams?
  • Logistiek
    Wat zijn de afhankelijkheden met leveranciers?
    In welke mate spelen leveranties, logistieke processen en (internationale) transporten en materiaal toevoer een cruciale rol?
  • Contracten/Juridisering
    Is het onderdeel van een Europese aanbesteding?
    Moeten er contracten worden gesloten?
    Zijn die gebonden aan bepaalde regels?
    Zijn deze uniek?
    Zijn er meerdere contract partijen die tezamen tot overeenstemming moeten komen?
    Internationaal?
HET RISICO
Het inschatten van risico’s van een project is niet altijd gemakkelijk. Vaak zijn aannames die je vooraf maakt onderdeel van de grootste risico’s. Door risico’s ruim van tevoren in te schatten zijn en hierop maatregelen genomen kunnen worden, kun je kwaliteit van het project enorm verhogen. De risicofactor kun je indelen in vier dimensies:
  • Schaarste resources
    Is er specifieke CMS-kennis nodig?
    Hoe moeilijk is het om bij uitloop, uitval of problemen, snel vervangende resources voor het project te vinden?
    In welke mate is deze materie op de markt bekend?
  • Continu├»teit organisatie
    Wat is de verhouding tussen bijvoorbeeld projectkosten ten opzichte van de omzet van de onderneming, teruggerekend per jaar?
    In welke mate brengt falen van het project de organisatie in problemen?
  • Business Case
    Hoe betrouwbaar en voorspelbaar is de business case te concretiseren?
    Welke (NCW) waarde vertegenwoordigt de business case over welke periode?
    Hoe voorspelbaar zijn de effecten van de business case?
    Denk hierbij aan voorspelbaarheid van o.a. het gedrag van afnemers, reizigers, klanten, vraag/aanbod in de nieuwe toekomst etc.
  • Wetgeving
    Met hoeveel wetten en regels heeft het project rekening te houden?
    Denk hierbij aan soms met elkaar strijdige voorschriften (ARBO, milieu, veiligheid) of voorschriften van verschillende overheidslagen (EU, nationaal, lokaal) of denk aan Europese aanbestedingen etc.
VOORSPELBAARHEID
De voorspelbaarheid van een project is een belangrijk element waarop de projectaanpak gebaseerd dient te zijn. Deze factor kun je indelen in vijf dimensies:
  • Mens- of machine doelen
    Steeds vaker is het opleveren van een nieuwe site gericht op de mens (de contenteditor, de klant, etc.). Hoe meer het accent qua 'veranderingen' ligt bij de mens des te ingewikkelder en onvoorspelbaarder. Omgekeerd: hoe meer het accent ligt op techniek des te beheersbaarder en voorspelbaarder het project meestal is, onder voorwaarden van de juiste competenties en ervaring.
  • Technologie
    Betreft het project nieuwe (new) technologie of handelt het om een toepassing van reeds bestaande (proven) technologie?
    Hoeveel routine is ermee in het bedrijf?
    Om hoeveel verschillende technologiegebieden gaat het?
  • Politiek karakter
    In welke mate heeft het project maatschappelijk-politieke dimensies?
    Het grillige karakter van politieke besluitvorming is dikwijls een moeilijk te beïnvloeden afhankelijkheid.
  • Aantal en aard van afhankelijkheden
    Hoeveel projecten moeten er tegelijk gemanaged worden en van welke grootte?
    Hoeveel relaties hebben deze met elkaar?
    Hoeveel relaties met projecten buiten de scope van dit project bestaan er?
    Zijn er relaties onderling strijdig?
    Hoe complex zijn deze relaties?
    Hoe voorspelbaar?
  • Horizon (implicaties van je acties)
    Hoe langer de doorlooptijd des te ingewikkelder het project te managen is. Door de veranderende wereld kunnen ook de beoogde effecten verschuiven. Ook vergen grotere horizons meer vooruitdenken wat complexer is.
GRAFIEK
Door deze dimensies weer te geven in een grafiek heb je de complexiteit van het project duidelijk gemaakt. Cijfer 5 betekent hoge complexe dimensie, cijfer 0 betekent geen complexe dimensie.

NB: Deze tekst komt uit het boek 'De Succesvolle Internetmanager'


gerelateerde blogs met thumbnail