E-mail verdwijnt

Een kleine 2 weken geleden gaf Origin in een persbericht aan e-mail uit hun organisatie te halen. Dit persbericht heeft nogal wat stof doen opwaaien. Veel mensen zien dit nog lang niet gebeuren (mensen zijn kuddedieren), ik ben wat optimistischer ingesteld.Ik ben er er wel van overtuigd dat e-mail niet meer weg te denken is uit onze maatschappij. Wel zal het gebruik van het e-mail-kanaal eens onderzocht moeten worden. Wanneer gebruik je e-mail en wanneer niet?

Alternatieven

Zeker voor interne communicatie zijn er genoeg andere kanalen aanwezig, waar je bepaalde typen communicatie beter kunt laten verlopen. Denk eens aan het samenwerken aan een document. In plaats van dit steeds op-en-neer te mailen, kun je dit beter in een collaboration-suite (zoals SharePoint) doen. Veel communicatie die nu via e-mail verloopt, kan gemakkelijk (en vaak beter) via bijv. SharePoint verlopen.

Een-op-een communicatie

Een andere variant van interne communicatie is een-op-een. Als deze communicatie vluchtig is, kunnen ook andere kanalen gebruikt worden. MSN-achtige tools en/of Yammer kunnen dit hiaat opvullen. Deze communicatie wordt gebruikt ter afstemming en bevat weinig tot geen kennis of informatie dat gedeeld behoeft te worden.

Nadeel e-mail kanaal

Het grote nadeel van e-mail is het verlies aan kennis en informatie. Er zit namelijk veel kennis en informatie verborgen in de huidige e-mailwisselingen tussen collega's. Deze kennis is vaak 'verborgen' bij maar enkele collega's. Ook als een collega een bedrijf verlaat, verlies je alle kennis die 'verborgen' is in zijn/haar mailaccount. Deze kennis wil je graag borgen.

Dit betekent dat mails, waarin kennis en/of informatie is ingesloten, moet worden gedeeld in een collaboration-suite (eventueel met autorisatie). Op deze wijze is het delen van kennis gemakkelijker te organiseren en ben je nooit je kennis die is opgebouwd kwijt.

Google Wave

Eind 2009 was er een enorme hype over Google Wave. Ook dit platform zou de nieuwe manier van mailen worden, maar is jammerlijk mislukt. Deels door de ongestructureerde indeling en het feit dat dit platform te (!) open was; regels bestonden nauwelijks, alles kon, waardoor het terugvinden van de kennis en informatie steeds lastiger werd.

Intern mogelijk

Een organisatie heeft gelukkig deze structuur wel, waardoor de tools die gebruikt worden om e-mail te vervangen beter inzetbaar zijn. Dit betekent wel een enorme impact op de medewerkers. ALLE medewerkers zullen namelijk een stap hoger moeten komen in het delen van informatie, kennis en de wijze waarop gecommuniceerd dient te worden.

Deze extra stap duurt vaak 1 tot 2 jaar bij grotere organisaties. Ik merk ditzelfde fenomeen ook vaak bij organisaties die voor het eerst in aanraking komen met SharePoint; de medewerkers moeten leren om op een hoger niveau samen te werken. Dit heeft tijd nodig. Ook zie je trouwens hetzelfde fenomeen bij Yammer.

Wil je e-mail uit je organisatie halen, dan zul je veel tijd en geld moeten investeren in je werknemers. De techniek is niet meer het probleem (zoals 10 jaar geleden het wel vaak was); het zijn de mensen geworden die geholpen moeten worden om de nieuwe mogelijkheden te adopteren.

En extern dan?

Communicatie met de externe wereld is vaak minder gestructureerd. Dit zal er voor zorgen dat communicatie tussen deze bedrijven nog vaak met e-mail zal geschieden.


gerelateerde blogs met thumbnail