Web content management projecten komen in allerlei soorten en maten voor. Elke type vereist een andere aanpak om succesvol te zijn.

Er zijn vier primaire vormen van web content management projecten. Elk type project vereist andere resources (personeel en inhuur), planning, tijdslijnen en roll-out strategie. Er zit vooral een verschil in de zaken die naast het CMS moeten gebeuren; de implementatie blijft vaak op hetzelfde gebaseerd.

Een opsomming:

• De Upgrade
• De Technische Migratie
• Het Visuele Redesign
• Het Strategische Redesign

De Upgrade

Het CMS voldoet niet meer of de support op het product loopt af. De organisatie kiest ervoor om een nieuwere versie van hetzelfde CMS te gebruiken. Afhankelijk van het CMS kan de doorlooptijd verschillen van uren tot maanden. De functionaliteit van de website en CMS blijft hetzelfde. Voor de klant verandert er niets. De redactie kan waarschijnlijk nieuwe mogelijkheden van het CMS gebruiken.

De Technische Migratie

Een ander CMS gaat het huidige CMS vervangen. Alle functionaliteit wordt 1-op-1 overgenomen; de redactie krijgt te maken met andere content management principes. Op het eerste gezicht lijkt dit een technisch verhaal. Het is namelijk zeer duidelijk wat het nieuwe CMS moet opleveren. Dit moet namelijk dezelfde functionaliteit bevatten als de huidige website. Tijdens zo'n traject komen toch vaak obstakels op de weg, die door het nieuwe CMS worden opgeworpen. Het nieuwe CMS heeft vaak een andere technische insteek, waardoor bijv. content anders opgeleverd moet worden. Ook het beheer van deze content zal anders gaan. Dit kan zelfs zo ver gaan dat het contentmodel ook aangepast moet worden. Daarnaast zal met een nieuw CMS vaak de werkprocessen aangepast moeten worden.
Probeer geen nieuwe functionaliteit toe te voegen aan de website tijdens dit traject. Hierdoor voorkom je problemen.

Het Visuele Redesign

Een nieuw ontwerp van de site gaat vaak gepaard met een nieuw CMS-project. De organisatie heeft een rebranding nodig of het huidig ontwerp voldoet niet meer aan de huidig tijdsbeeld. Dit traject moet je niet verwarren met een Strategisch Redesign. Bij een Visueel Redesign blijft het content- en informatiemodel intact, alleen de weergave (look-and-feel) op de site wordt anders. Vaak worden nieuwe templates (sjablonen) gebouwd die de huidige sjablonen gaan vervangen. De meerwaarde ligt echt bij de bezoeker.

Als de meerwaarde ook bij het bedrijf moet liggen, zul je een Strategisch Redesign moeten doen

Het Strategische Redesign

Het bedrijf heeft een nieuwe strategie of wil haar huidige online strategie beter faciliteren. Eigenlijk heeft deze variant de meeste impact op het CMS, het personeel en op de bezoekers van de site. Alles kan en mag van scratch af aan opgebouwd worden. Een nieuw contentmodel en een nieuwe look-and-feel zal de gekozen strategie van het bedrijf gaan ondersteunen. Ook de organisatie zal anders ingericht gaan worden, de belangrijke online business processen zullen opnieuw ontworpen worden. Het CMS is een centraal onderdeel van het project, maar kan goed geïntegreerd worden met andere technologiën. Denk aan webstatistieken, behavioral targeting, social media, etc.