CMS Selectie traject vragen

Voor een nieuw op te leveren boek van CMSSystemen.nl kregen we de vraag of we antwoord wilden geven op de volgende vragen. De antwoorden hierop wil ik wel met jullie delen.

NB: Natuurlijk kunnen de antwoorden nog veel concreter gemaakt worden, maar de zes antwoorden mochten maar maximaal uit 600 woorden bestaan.

Vraag 1 van 6

Waaruit bestaat een goede voorbereiding op de selectie van een web content management systeem?

Het is belangrijk om te onderzoeken wat de doelstellingen zijn voor de komende twee à drie jaar en op basis hiervan de criteria voor de website en CMS op hoofdlijnen vast te stellen. Een belangrijk gegeven is de keuze voor een statische of dynamische websites (personalisatie, segmentatie, portaal, etc.). Daarnaast moet een CMS op allerlei vlakken aansluiten bij uw organisatie. Hierbij kan gedacht worden aan infrastructuur, technologie, architectuur en niet in de laatste plaats de redactie. Het laatste gedeelte van de voorbereiding bestaat uit het vaststellen van een eisen- en wensenlijst waarbij alle belanghebbenden betrokken worden.

Vraag 2 van 6

Hoe kun je content management systemen het beste met elkaar vergelijken?

Voorheen werd een longlist van CMS-en gebaseerd op de eisen- en wensenlijst van de redactie. Tegenwoordig liggen de eigenschappen van CMS-en steeds dichter bij elkaar en voldoen ze ook allemaal aan de eisen van de longlist. Het is belangrijker om het doel van het CMS in het vizier te houden: wat moet het CMS nu bewerkstelligen? Zaken die in de voorbereidingsfase verder goed moet worden gedefiniëerd, zijn: het type website, de aansluiting op de organisatie, architectuur, technologie en de infrastructuur. Dit zijn zijn de factoren die vervolgens bepalen of een CMS op de longlist terechtkomt. Daarna kan de eisen- en wensenlijst gebruikt worden om een relevante shortlist te krijgen.

Vraag 3 van 6

Wat maakt een CMS project succesvol? Wat zijn de succesfactoren?

Een CMS project volgt een tien-stappen-plan: analyse, concept, ontwerp, HTML, functioneel ontwerp, technisch ontwerp, bouw CMS, content plaatsen, testen en live gang. Elke stakeholder geeft goedkeuring over de laatst opgeleverde stap, alvorens de volgende stap te zetten Hierdoor is er goede afstemming tussen alle betrokken partijen en is de kans klein dat later wijzigingen benodigd zijn. Het zijn deze wijzigingen die grote consequenties hebben voor de doorlooptijd en kosten. De belangrijkste succesfactoren zijn: planning, communicatie, verwachtingsmanagement en kwaliteit in iedere stap.Vraag 4 van 6

Wanneer mislukt een CMS project? Wat zijn de valkuilen?

Het is belangrijk om een goede afstemming te hebben met alle stakeholders van het project. Een veelvoorkomende valkuil is het aanstellen van een projectmanager die hoofdzakelijk beoordeeld wordt op de live-datum van een website. De website is één deel van het project; de andere delen mogen echter niet vergeten worden. Als bijv. de redactie niet of moeilijk overweg kan met het CMS, dan is het CMS project mislukt. Andere valkuilen zijn: IT kiest CMS zonder aansluiting van andere stakeholders, te late start van content creatie, HTML is niet geschikt voor het CMS, design (sjablonen en HTML) verandert tijdens het traject en het opleidingsniveau van de redacteuren is te laag.

Vraag 5 van 6

Welke aanbevelingen heeft u voor het implementatietraject?

Probeer zo snel mogelijk de redactie de mogelijkheid te geven om content in te kunnen voeren. Hiermee kan de doorlooptijd van een CMS-project verkort worden. Bovendien verwerft de redactie praktijkervaring met het CMS en worden de nieuwe rollen, verantwoordelijkheden, communicatielijnen tijdig vorm gegeven, nl. vóórdat de site live gaat.

Vraag 6 van 6

Welke gouden tip heeft u voor organisaties die WCM software willen aanschaffen?

Inventariseer de doelstellingen van de organisatie en de uiteindelijke wijze waarop deze doelstelling bereikt gaat worden op het web. Een zeer belangrijke factor is om te achterhalen wat de potentiële klant van uw bedrijf verwacht. Probeer outside-in te denken!



gerelateerde blogs met thumbnail