Europese aanbesteding doen

En opeens sta je voor een uitdaging: een Europese aanbesteding doen. Ik heb hier zelf nog geen ervaring mee, maar dat maakt het misschien alleen maar leuker. Een Europese aanbesteding doe je, als je geen inkoper bent, misschien maar één keer in je leven. Wow!

Inkoop
Natuurlijk is het erg belangrijk om Inkoop, Juridische Zaken en Financieel Economische Zaken hierbij te betrekken. Maar het gaat verder: ook de Raad van Bestuur zal betrokken gaan worden. En natuurlijk de business die iets geleverd wilt hebben.

Ook buiten de EU
Wat mij ook opviel in het gesprek met Inkoop is dat een Europese aanbesteding niet stopt bij de Europese grenzen. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk voor een Chinees bedrijf om zich in te schrijven. Ik kan veel logistieke problemen voorstellen als dit gebeurt.

Afkortingen
Tijdens het eerste gesprek met Inkoop vliegen de afkortingen en termen je om je oren: SBD (Strategisch Beslisdocument), PVE (Programma van Eisen) en Alcatel-termijn zijn maar enkele van de vele afkortingen.

Opdrachtbepaling
Het bepalen van de Europese aanbesteding is natuurlijk ook het schrijven van het programma van eisen en wensen van de dienst/product. Dit lijkt -simpel gezegd- op een zeer uitgebreid Functioneel Ontwerp, waar je met prioriteiten aangeeft welke wensen je graag wilt toevoegen. Ook moet je goed nadenken over de eisen die je in deze PVE bescrhrijft; dit zijn namelijk meteen knock-out criteria voor je leveranciers. Voldoet de dienst of product niet aan één van deze eisen, dan mag deze leverancier niet mee doen.

De eisen en wensen moeten op zo'n wijze worden opgesteld, dat het niet mogelijk is dat er discriminatie plaatsvindt op het criterium land of herkomst. Iedere lidstaat (en zelfs daarbuiten) moet kunnen meedoen.

Eisen leverancier
Ook mogen er eisen gesteld worden aan de leverancier, zodat je kunt waarborgen dat bijvoorbeeld de continuiteit van de leverancier (solvabiliteit-eisen) gewaarborgt is. Inkoop heeft meestal een standaard lijst liggen.

Openbaar of niet-openbaar
De keuze tussen openbaar en niet-openbaar kun je laten afhangen van de volgende factoren:

  • Bij een openbare procedure kan elke belangstellende ondernemer inschrijven. De selectie van kandidaten en de gunning vinden bij deze procedure in één keer plaats.
  • Bij een niet-openbare procedure zijn selectie en gunning twee verschillende onderdelen van het proces. Elke ondernemer kan een aanvraag tot deelneming indienen, maar de aanbestedende dienst beoordeelt welke kandidaten geschikt zijn. Ze nodigt minimaal vijf gegadigden uit om een inschrijving in te dienen. Dan pas hebben de beoordeling en gunning van de opdracht plaats.
Ook een niet-openbare procedure is dus openbaar!

Score
Indien de eisen en wensen concreet zijn beschreven, is het noodzakelijk dit transparant te kunnen meten. Dit doe je door een puntensysteem op te zetten. Er gaan punten gekoppeld worden aan de wensen en leveranciersparameters. Doe je dit niet, dan zal de keuze gemaakt worden aan de hand van de voordeligste prijs. Het is beter om te gaan voor de "economisch meest voordelige inschrijving": krijg de meeste waarde voor je geld.

Aanbesteding
Dan is het tijd om de aanbesteding te doen. De leveranciers hebben de mogelijkheid om zich in te schrijven. De minimale tijd dat leveranciers de tijd hebben om zich in te schrijven is 52 dagen. Dit kan verkort worden door een vooraankondiging te doen (min. 36 dagen). Indien de vooraankondiging dezelfde informatie bevat als de aanbesteding, kun je zelfs de termijn van 22 dagen gebruiken.

Alcatel-termijn
Een afgewezen inschrijver moet de mogelijkheid hebben om binnen een redelijke termijn na ontvangst van de brief met daarin het voorgenomen gunningsbesluit in beroep te kunnen gaan tegen de voorgenomen gunning. Deze termijn is minimaal 15 dagen.

Lange doorlooptijd
Een Europese aanbeseding duurt lang. Het voorwerk moet gedegen gebeuren. Veel partijen moeten akkoord geven over het proces en de inhoud. Nadat de aanbesteding is gestart, zul je gemiddeld nog 75 dagen moeten wachten, voordat duidelijk is wie de aanbesteding heeft gewonnen.
Hou rekening met een doorlooptijd van 4-6 maanden voor een gemiddelde aanbesteding.


gerelateerde blogs met thumbnail