Projectplan voor nieuwe website maken

Er komt een tijd dat een nieuwe -informatieve- website nodig is voor een organisatie. Dit betekent dat het een en ander moet gebeuren en mensen betrokken moeten worden bij deze happening. Naast politiek, samenwerking tussen afdelingen, communicatie en andere zaken die geregeld moeten worden, is het zoeken van een juiste implementatie-partner ook belangrijk. De website zul je -over het algemeen- in een CMS moeten plaatsen.

NB:
Ik ga ervan uit dat via BiSL wordt gewerkt.

Benodigde activiteiten

  • Welke activiteiten zijn benodigd om een nieuwe look-and-feel op te leveren met behulp van een CMS?
  • Welke randactiviteiten zijn benodigd om uiteindelijk een site gepubliceerd te krijgen en redactioneel goed te kunnen onderhouden?

Twee simpele vragen waarvoor je een globaal antwoord kunt geven. Natuurlijk zal dit per website verschillen en kunnen er andere activiteiten aan toegevoegd worden. Begin in ieder geval met de volgende structuur:

  • Projectorganisatie opzetten
  • Design
  • Bouw
  • Content

Projectorganisatie opzetten
Voordat begonnen kan worden aan een project zal een projectorganisatie opgezet moeten worden. Naast de projectmedewerkers, rollen en verantwoordelijkheden, zullen ook budgettaire zaken geregeld en resources geclaimd moeten worden. Daarnaast zal een globale planning gemaakt worden en de betrokken partijen worden geïnformeerd.

Benodigde acties:

  • Document met projectorganisatie opleveren. Om tijdswinst te behalen kan dit een A4 zijn waarop medewerkers (met naam), hun rol en de verantwoordelijkheden worden genoemd
  • Budget vrij maken voor projectmedewerkers.Dit geldt voor eigen medewerkers, maar ook voor andere afdelingen (denk aan functioneel beheerders) en evt. leveranciers (ontwikkelaars, webstatspakket, etc.)
  • Mogelijkheid tot uren schrijven
  • Globale planning van het traject. Denk aan de geldende release-planning voor je organisatie
  • Resources inplannen en reserveren
  • Change management inlichten (Change Management Board)
  • Etc.

Change Management Board
Bij het Change Management Board moeten changes (en dus ook een nieuwe release) worden ingediend en ingepland. Tijdens deze (maandelijkse) vergadering zijn meer partijen aanwezig die van dezelfde resources gebruik maken (ontwikkelaars, functioneel beheerders, architecten, etc.). De planning voor je nieuwe website moet hier worden voorgelegd en worden goedgekeurd. Vaak zul je je planning weer kunnen aanscherpen na deze meeting.

Design
Tijdens de design-fase zullen de volgende producten opgeleverd worden in de volgende volgorde:

  • Concept
  • Grafisch design
  • Interactie-ontwerp
  • HTML
  • Functioneel Ontwerp
  • Technisch Ontwerp

In principe lopen deze stappen chronologisch. Om tijdswinst te behalen kan soms al begonnen worden met het volgende product. Nadat een product is opgeleverd zal deze afgetekend moeten worden door alle partijen. Latere wijzigingen in één van de producten kan grote impact op een volgend product hebben en dus ook op de doorlooptijd.

Concept
Tijdens de concept-fase wordt via een informatie-analyse een concept opgeleverd. Dit is de input voor het grafisch design die het concept visueel toont. Hierbij is vaak de marketing-afdeling bij betrokken.

Grafisch design
Het opleveren van het grafisch design is vaak een periode waarin veel gediscussieerd wordt, voordat een definitieve versie opgeleverd wordt. Erg belangrijk hierbij is dat elk mogelijke interactie via een grafisch design wordt weergegeven. Hiermee bepaal je hoe een website eruit komt te zien. Dit traject (samen met de concept-fase) kan bij grote trajecten een half jaar duren.

Ook zal het grafisch design onderworpen moeten worden aan de huisstijl-eisen.

Interactie-ontwerp
Het interactie-ontwerp (=IO) is erg belangrijk. Zonder een IO is het niet duidelijk op welke wijze een bezoeker interacteert met de website en welke mogelijkheden aanwezig zijn op de website.

Het opleveren van een IO brengt meestal nog enkele uitbreidingen op het grafisch design met zich mee.

HTML
De opgeleverde HTML moet voldoen aan veel voorwaarden, zoals:

  • drempelsvrij
  • flexibel
  • uitbreidbaar
  • content netjes aanpasbaar
  • geschikt gemaakt voor een CMS
  • huisstijl-eisen.
Functioneel Ontwerp
Het Functioneel Ontwerp (=FO) bepaalt welke contenttypes benodigd zijn om de website te onderhouden (=redactieomgeving) en welke sjablonen benodigd zijn om een website op te leveren. Daarnaast zullen de afhankelijkheden van deze sjablonen en de benodigde flexibiliteit van contenttypes en sjablonen worden aangegeven.

Dit Functioneel Ontwerp is het belangrijkste document voor de bouwfase. Dit FO moet je zeker goed laten keuren door de business en functioneel beheer.

Technisch Ontwerp
Soms is het noodzakelijk om bepaalde oplossingen verder uit te diepen in een Technisch Ontwerp. Dit Technisch Ontwerp zal meestal worden aangeleverd worden door de implementatiepartner en goedgekeurd worden door Functioneel Beheer en de business.

Hierbij spelen factoren mee als inrichting zoekmachine, applicaties, webstatistieken, etc.

Bouw
Tijdens de bouwfase zal functioneel beheer en de implementatiepartner veel samenwerken. Normaliter zal functioneel beheer een impactanalyse aanvragen waarin het werk wordt beschreven dat wordt opgeleverd. Dit kan pas gebeuren als precies vaststaat wat de implementatiepartner moet opleveren.

Bij een nieuwe website kan ook gekozen worden om de implementatiepartner in de projectorganisatie te betrekken. Hiermee kan tijdwinst behaald worden. De implementatiepartner zal betaald worden aan hand van time and material.

De bouw kan meestal in vier gedeeltes worden opgeleverd:

  • Redactieomgeving inrichten (voor content)
  • templating, .NET, PHP, etc.
  • Testen
  • Documentatie

Redactie-omgeving
Deze opdeling is gemaakt, zodat het zo snel als mogelijk is om de content al in het CMS te kunnen plaatsen. Aangezien het invoeren van content in een CMS ongeveer dezelfde doorlooptijd heeft als de bouw van het systeem, kan hier veel tijdswinst mee behaald worden. De redactie-omgeving kan op productie worden opengesteld.

Templating, .NET, PHP, etc.
Voor de oplevering van de nieuwe look-and-feel van een website zijn aanpassingen benodigd in code en CMS-sjablonen. Deze aanpassingen zullen opgeleverd worden op acceptatie.

Testen
Natuurlijk dient het geheel getest te worden op acceptatie voordat de code en sjablonen vrijgegeven kan worden naar productie. Functioneel Beheer is verantwoordelijk voor dit traject. Deze testen behelsen oa. PAT, FAT en GAT.

Om tijdswinst te behalen, kunnen goedgekeurde gedeeltes van code en sjablonen op productie geplaatst worden, zodat de website geleidelijk opgebouwd kan worden. Ook hier is Functioneel Beheer leidend in de beslissing, aangezien zij verantwoordelijk zijn voor de continuiteit van de productie-omgeving.

Content
Het publiceren van de website kan niet zonder nieuwe content. Via nieuwe contenttypes en bestaande contenttypes kan de website opgebouwd worden. Dit traject zal meestal geleid worden door de communicatie-afdeling.

Deze fase kan een enorm lange doorlooptijd hebben. Dit komt vaak omdat er meerdere eigenaren zijn van de content en andere partijen ook de content controleren op bepaalde zaken (denk aan juridische zaken, correct taalgebruik, correcte informatie, etc.). De projectmanager van dit traject zal de verwachtingen goed moeten managen en ruim van te voren aangeven dat dit een langdurig proces is. Ook zullen de betrokkenen op tijd geïnformeerd en geïnstrueerd moeten worden.

Hier zijn meerdere fases te herkennen:

  • Content invoeren + check door bijv. juridische zaken
  • Pagina’s publiceren
  • Context website en content controleren
  • Controleren en testen website

Live
Daarna is de website klaar om live-gezet te worden. Tijd voor champagne!!


gerelateerde blogs met thumbnail