Top 10 tips voor een succesvol intranet

Tja..intranet wordt steeds volwassener en informatie op intranet wordt steeds belangrijker voor de werkprocessen van de medewerkers. Toch blijft het intranet vaak organisch groeien zonder dat een vooropgestelde visie is neergezet (of is organisch groeien ook een visie?).

Strategie en visie
Om de juiste strategie en visie te bepalen zijn enkele vaste componenten benodigd voor een succesvol intranet:

  • Business Needs
    Dit is toch wel de belangrijkste reden om een intranet te creeren. Er moet behoefte zijn! Simpel gezegd, de oplossing die via intranet wordt aangeboden moet beter zijn EN gedragen worden door een gedeelte van het management en medewerkers. Gebeurt dit niet, dan zijn nieuwe ontwikkelingen op het intranet gedoemd te mislukken
  • Killer applications
    De reden waarvoor medewerkers naar het intranet toe gaan. Een (niet volledige) opsomming:
    - zoeken op content
    - zoeken op personen (afdeling, competentie, linkedin-achtig, etc.)
    - self-services (vergaderkamer boeken, bezoeker aanmelden, etc.)
    - online document beheer
    - menu van kantine ;-)
    - IT-support/aanmelding problemen
    - uren schrijven
    - HRM
    - ...
  • Single point of responsibility
    Iemand is verantwoordelijk voor het kanaal Intranet. Een nieuwe functie Kanaalmanager Intranet moet in het leven geroepen worden om de strategie, visie, waarden en normen, eisen aan nieuwe initiatieven, uniformiteit, etc. te waarborgen. Zonder deze persoon wordt het intranet weer een zooitje en ga je weer terug naar af (krijg geen 100dollar). Een functioneel beheerdersgroep die alle releases begeleidt, een contentbeheersorganisatie (niet meer dan 1% van het aantal medewerkers) die per gebied content toevoegen, gecontroleerd (kwaliteitscheck) door een kleine groep hoofdredacteuren, etc. etc.
  • Single Sign On
    Wie kan tegenwoordig zonder dit mechanisme? Gewoon een keer aanloggen en daarna alles kunnen doen!
  • User Interface
    Lijkt een standaard issue, maar blijft vaak, onderschat. Look-and-feel moet helder, duidelijk, goede usability hebben, snel laden, hoeft niet te voldoen aan DrempelsVrij, maar is een goede startpositie, uniform, consistent, goede homepage met goede algemene content, etc. Ja, hier kan maanden over gediscussieerd worden....
  • Zoeken
    Met het groeiende aantal artikelen op een intranet is een goede zoekmachine MET goede inrichting een MUST. Dit is vaak een ondergeschoven kindje! Onthoudt dat 52% van de medewerkers op deze manier willen zoeken naar content
  • Marketing van je intranet
    Flyers, nieuwsbrieven over nieuwe content, goede opleiding, workshops om mogelijkheden van intranet te bespreken (vaak kent 95% van de medewerkers niet alle functionaliteit die intranet biedt), trigger, trigger, trigger!!
  • Training
    Algemene training voor het gebruik van intranet, maar ook goede en herhaalde training van de contentbeheerders, functioneel beheerders, etc. Intranet is continue in ontwikkeling, dus de medewerkers moeten meegroeien
  • Maak het persoonlijk
    Geef een persoonlijke tint aan het intranet door random foto's van medewerkers te laten zien, 5 belangrijkste artikelen voor je afdeling, top 10 van meestgelezen artikelen, etc.
  • Community
    Web2.0 op het intranet is 1 van de belangrijkste trends van 2008+2009. Het intranet behoort tot groepen van je organisatie. Geef deze afdelingen, projecten, etc. een eigen plek. Laat de RvB een weblog starten om de afstand tot de medewerkers kleiner te maken, maak discussiegroepen waar discussies die normaal bij het koffieapparaat plaatsvinden, nu worden gecentraliseerd. Weinig moeite, heel veel winst!


gerelateerde blogs met thumbnail

ge wel dig,
1ste bruikbare lijst met intranet tips


thx

gravatar

Er zijn nog veel meer bruikbare lijsten te vinden over intranet op deze blog :-)

Kijk ook eens op Steptwo Design @ http://www.steptwo.com.au/resources/start-here-
Een ge wel dige bron met info over KM, Content management en intranet.