SharePoint 2007 balanceert tussen wildgroei en regie

Via het weblog van Frank van den Berg over SharePoint: balanceren tussen wildgroei en regie kwam ik op de site terecht van StrategyOnDemand; erg goede post!
De punten die hier worden genoemd over het gebruik van SharePoint 2007 zijn zeer herkenbaar. 


Twee jaar
Ik heb SharePoint twee jaar geleden ge├»ntroduceerd bij een semi-overheidsinstelling (17.000 man), waarvan het eerste helft van het jaar deze discussie dagelijks werd gevoerd. Je merkt dat verschillende organisatieeenheden hier anders mee omgaan en ook andere invalshoeken hebben. Deze discussie is ABSOLUUT noodzakelijk voordat SharePoint voor iedereen uitgerold wordt.

Hoe ga je SharerPoint 2007 gebruiken?
Bekende discussiepunten:
  • Laten we teamsites organisch groeien?
    Hierdoor wordt de bekendheid van SharePoint in zo'n grote organisatie wel snel groter, met het risico dat teamsites verkeerd gebruikt gaat worden. Of gaan we bij elke aanvraag een intake-gesprek aan, waar aangegeven wordt dat opleidingen noodzakelijk zijn, minimaal 2 beheerders en natuurlijk een eigenaar.
  • Gaan we alleen de standaard functionaliteit gebruiken van SharePoint?
    Indien je de standaard functionaliteit gebruikt, kun je het functioneel beheer van SharePoint garanderen. Laat je dit los, dan betekent het dat de eigenaar van de SharePoint site zelf verantwoordelijk is om incidententen op te lossen.
  • Welke content mag via SharePoint aangeboden worden?
    Aangezien bij wijze van spreke iedereen content kan plaatsen op het intranet, dien je afspraken te maken over welke content via SharePoint aangeboden mag worden en welke type content via het Content Management Systeem. Ook hier was een spanningsveld voelbaar
  • Hoe ga je het gebruiken?
    Initieel was het bedoeld voor Collaboration. Later werd dit uitgebreid.
Enterprise 2.0 is continue balanceren op vasthouden en loslaten. Het RvB heeft hier over het algemeen moeite mee; idem voor de corporate communications afdelingen. Neem de tijd voor discussie en bepaal een richting voor het komend half jaar. Doe dit elk kwartaal met de stakeholders en voorkom verrassingen. 

Grote groep
Een grote groep moet leren om met SharePoint te werken en het duurt minimaal een jaar voordat deze gehele groep deze nieuwe gedachtengang onder de knie heeft. De discussies moeten constant gevoerd worden. Mijn verwachting is dat in de loop der jaren het loslaten het meeste resultaat geeft. Voorwaarde is het juiste gebruik van SharePoint. 

Iemand kun je een hamer geven, maar is dan niet meteen een timmerman!


gerelateerde blogs met thumbnail

Zonder een goede beheerorganisatie kom je nergens.

gravatar

Helemaal mee eens. Vraag is wel waar hun verantwoordelijkheden stoppen en door de medewerkers zelf wordt overgenomen...