Verschillende zoekmethoden op intranet

Enterprise Search is op dit moment hot. Weliswaar al lang aangekondigd en voorspelt, maar nu begint deze filosofie eindelijk grond onder haar voeten te voelen. Hoe komt het toch dat het zo lang duurt voordat dit een commodity wordt?

Evolutie
Zoeken doorgaat, net zoals elk andere techniek of oplossing, een evolutie. Deze evolutie is voor een groot gedeelte afhankelijk van de mensen die hiermee werken en dit is dan ook meteen de grootste vertragende factor. Wennen aan het idee van nieuwe zoekmethodieken komt na het inzicht van de meerwaarde van een nieuwe zoekmethodiek. Aangezien het meestal om grote groepen mensen gaat in een organisatie, is dit proces erg stroperig. Wel zie je dat de acceleratie in het preoces steeds sneller gaat; de volgende stap komt steeds sneller!

Verschillende zoekmethodieken
De historie van zoeken in een notendop:

  1. Zoeken binnen applicatie
    Deze vorm kent bijna iedereen. Een op maat gemaakte zoekfunctie om te kunnen zoeken in een applicatie (CRM-systeem, MS Access, etc.).
    Ondertussen zijn de mogelijkheden volledig benut (Simpel zoeken, Full-text Search, etc.).
  2. Zoeken op web of file-systeem
    Deze vorm is de laatste drie jaar ook gemeengoed geworden. Op het intranet kan men zoeken op intranet-pagina's of op het file-systeem.
    Nadeel is dat alleen documenten gevonden, waarvoor iedereen geautoriseerd is. Doe je dit niet, dan is in de zoekresultaten misschien informatie zichtbaar, die niet voor iedereen zichtbaar mag zijn.
  3. Enterprise Search
    Deze vorm gaat een stap verder. Zoeken is alleen mogelijk in informatie waarvoor een persoon geautoriseerd is; een koppeling met een Active Directory of iets soortgelijks is benodigd. Dit betekent een compleet andere zoektechnologie.
    Daarnaast staat Enterprise Search bekend om het doorzoeken van meerdere bronnen, zoals ERP-systemen, databases, etc..
    Met andere woorden: zoeken in het complete bedrijf
  4. Ervaringgedreven zoeken
    Deze zoekmethodiek staat eigenlijk los van de eerste drie varianten. Bij de eerste drie varianten bepaalt het systeem (met de mogelijkheid om aan wat knopjes te draaien), wat voor zoekresultaten te voorschijn komen.
    Bij ervaringgedreven zoeken bepaalt een beheersorganisatie wat de gebruiker te zien krijgt. Via Natuurlijke Taal (bijv. Nederlands) kan de gebruiker een vraag stellen. Via een engine kan deze vraag gekoppeld worden aan één of meerdere antwoorden.
    Bekend voorbeeld van deze technologie is: Q-go en Hylo.
    Nadeel van deze oplossing is dat een grote inspanning benodigd is om dit eenmalig op te zetten. Daarna dient een contentbeheerorganisatie opgetuigd te worden die continue de kwaliteit waarborgt (min. 1 FTE bij groot bedrijven).
  5. BI
    Ook Business Intelligence is een vorm van zoeken. De gegevens zijn al voorgekauwd en kunnen op veel vragen een antwoord geven. De antwoorden die teruggegeven worden zijn nauw verwant aan de performance van een bedrijf. Hierdoor kan tijdig aan de bel getrokken worden en bijvoorbeeld een proces aangepast worden.


gerelateerde blogs met thumbnail

Wat betreft enterprise search, is het voor vele bedrijven/organisaties een kans. Het verhogen van de productiviteit door het sneller vinden van bestanden. Alleen zit het op dit moment tegen met de crisis. Veel bedrijven durven niet te investeren omdat ze bang zijn er op achter uit te gaan.

gravatar

De business case is inderdaad snel gemaakt, maar is wel gebaseerd op aannames van performance-verbetering van het personeel. Dit zal getoetst moeten worden met resultaten van andere bedrijven; beetje kip-ei probleem heb je hier dus ook!