Intranet: 7 Deadly Sins

In de 2e aflevering in de serie '7 Deadly Sins' staat het intranet centraal. Welke zaken zijn 'dodelijk' voor een goedwerkend intranet?

nr.7 Geen goedwerkende contentbeheerorganisatie
Voor een goed intranet is een organisatie nodig die de kwaliteit van het intranet waarborgt:

  • snelheid
  • betrouwbaarheid informatie
  • aanbieden informatie
Hiervoor is een contentbeheerorganisatie benodigd die bestaat uit:
  • content managers
    (auteurs, etc.)
  • (hoofd)redacteurs
  • een goedwerkend CMS voor intranet
  • genoeg flexibiliteit in sjablonen
  • metator
    Metadatering van de content
  • goede content management architecten
  • beheer van corporate content goed geregeld
nr.6 Beheer applicaties en intranet zijn slecht ingeregeld
Alles werkt prima, alles is goed ingeregeld, totdat er een incident plaatsvindt en men op elkaar zit te wachten op actie. Nog erger, er gebeurt niets en de business moet zelf contact op gaan zoeken met de leverancier en krijgt nul op rekest. Daar gaat je business!
Erg belangrijk is de overdracht van een project naar een beheersorganisatie, zodat de continuiteit is gewaarborgd.

Denk hierbij aan:
  • Incidentmanagement
  • Changemanagement
  • Eigenaarschap
  • Applicatiebeheer
  • Technisch Beheer
  • Functioneel Beheer
  • SLA of DNO
  • etc.
nr.5 Geen budget beschikbaar gemaakt door organisatie
Dit is natuurlijk echt killing. No money, no gain
Sowieso heb je budget nodig om de boel draaiende te houden, maar dit is echt onvoldoende om intranet op een professionele manier te beheren.

nr.4 Geen interactie door gebruikers op intranet mogelijk
Op het huidige intranet kan een groot gedeelte van de content door de medewerkers zelf aangedragen worden. Tevens wordt het intranet een plek waar kennis- en ervaringen gedeeld kunnen worden.
Denk hierbij aan:
  • Weblog
    Goed instrument om de medewerkers te bereiken
  • Fora
    Kennisdelen, Q&A
  • Samenwerken
    Geen netwerkschijven meer, maar online samenwerken. De voordelen zijn legio.

nr.3 Onduidelijke of geen visie op het intranet
Onduidelijke of geen visie hebben op het kanaal intranet betekent automatisch stilstand en dus achteruitgang.
Maak voor elk jaar een visie die getoetst is door een gebruikersgroep. De medewerkers bepalen namelijk de prioriteiten van nieuwe functionaliteiten of aandachtsgebieden.

nr.2 Geen goedwerkend CMS
Indien het lastig is om content te plaatsen of te wijzigen op het intranet, loopt de aanwas van informatie slecht. Hierdoor is de betrouwbaarheid van de informatie ook niet meer gewaarborgd. Nog erger is dat de contentbeheerorganisatie te veel tijd kwijt is aan het redigeren van content en te weinig tijd kan besteden aan het toevoegen van meerwaarde aan het intranet.

Een verkeerd CMS herken je aan:
  • Slecht aansluiten aan organisatie
    Het CMS is niet goed ingericht en werkt niet nauw samen met de bedrijfsprocessen
  • Verkeerde type
    Vaak komt het voor dat een verkeerd type CMS is gekozen. Bepaalde CMS-en zijn goed in zeer dynamische websites, anderen zijn meer bedreven in contentgebaseerde en andere in pagina-gebaseerde websites, etc.
  • Veel geklaag over de redactie-omgveving
    Dit is een duidelijk teken van een slechtfunctionerend CMS. Het CMS kan goed zijn, maar is slecht geimplementeerd
  • Eigen oplossingen gecreeerd
    Indien een organisatie veel eigen oplossingen buiten het CMS nodig heeft om zijn/haar content te beheren, is een verkeerd CMS gekozen
nr.1 Slechte uitvoering van KillerApps
Volgens onderzoeken onder grootschalig uitgerolde intranet zijn de bekende KillerApps op intranet:
  • zoeken van informatie
  • zoeken van personen/expertise

Voor specifieke organisatie moet uitgezocht worden welke applicaties door de medewerkers als cruciaal worden beoordeeld en gebruikt. 

Deze applicaties dienen zeer goed te werken. Indien dit niet het geval is, gaan medewerkers ook niet meer naar het intranet toe. Hier dient continue tijd en geld aan uitgegeven worden om dit te optimaliseren.


gerelateerde blogs met thumbnail