CMS Project Management: 7 Deadly Sins

Er gaat nogal wat mis bij ProjectManagers die verantwoordelijk zijn voor de oplevering van een nieuwe website in een nieuwe CMS. In de eerste aflevering van de serie "7 Deadly Sins" bespreek ik de valkuilen voor een ProjectManager.


Een overzicht:
  • Nr. 7: Content Management Kennisgebrek ProjectManager
    De ProjectManager heeft weinig tot geen kennis op het gebied van Content Management en verhult dit gebrek door inhuur/advies door externen. Hierdoor wordt het project wollig en te groot. Daarnaast is het sturingsmechanisme dat een PM heeft, verstoord.
    Terecht is dit een algemeen probleem bij projecten, maar bij CMS-trajecten zie ik dit toch erg vaak voorkomen.
    Resultaat: dure projecten, grote kans op failure, vaak wordt PM vervangen na 3/4 van het traject
  • Nr. 6: Beginnen zonder alle benodigde input
    Vaak wordt omwille van de tijdsdruk al begonnen met de bouw van het CMS, zonder dat alle benodigde producten al afgetikt zijn. Begin niet aan de bouw voordat de volgende zaken door alle stakeholders zijn geaccordeerd:
    - Interactie-ontwerp
    - Grafisch Design
    - HTML
    Gebeurt dit wel, is de kans groot op herbouw van bijv. de sjablonen
  • Nr. 5: SEO en metadata
    Een website is meer dan wat je ziet op een webpagina. Internet is groter dan de website die opgeleverd wordt. In deze wereld moet je ook voldoen aan de eisen die hieraan voldoen, anders ben je slecht vindbaar. SEO en metadata (Dublin Core) zorgen dat aan deze eisen wordt voldaan en dat de nieuwe website een plek in de Internet-wereld kan bemachtigen.
  • Nr. 4: Beheer- en redactieomgeving niet ingeregeld
    Dit is wel een standaard probleem aan het worden bij projecten: het functioneel, technisch en applicatief beheer is nog niet ingeregeld. Weer komt dit doordat een PM niet wordt afgerekend op deze targets. Zonde!
    Ook moet een PM verantwoordelijk gemaakt worden voor de oplevering van een goedwerkende redactieomgeving: de website dient toch op een professionele manier onderhouden te worden. Cursussen zijn niet voldoende! Denk ook aan MCM-beleid...
  • Nr. 3: Inhuur van verkeerde CMS-implementatiepartner of personen
    Goedkoop is duurkoop, zeker in de wereld van ContentManagement. Een goede Sjabloon-ontwikkelaar kan soms 2 tot 3 keer zo veel output leveren, dan een minder ervaren persoon, terwijl de tarieven maar 20% hoger zijn. Denk hieraan als personen ingehuurd worden. Dit geldt ook voor webarchitecten, tech leads, etc. Iemand met 5+ jaar ervaring in CMS heeft altijd de voorkeur!
  • Nr. 2: Redactieomgeving in CMS wordt vergeten
    De ProjectManager wordt afgerekend op de nieuw op te leveren website en vergeet daarbij de grootste succesfactor van de implementatie van een nieuw CMS: de redactieomgeving. Deze omgeving wordt pas serieus genomen na live-gang en dan is de PM al op een nieuwe opdracht geplaatst.
    De redacteuren zijn enorm belangrijk in het uiteindelijke resultaat van de oplevering van een CMS. Indien deze omgeving niet goed functioneert, zal het product de schuld krijgen. Niet helemaal eerlijk, want het is het probleem van een slechte implementatie van misschien wel een perfect passend CMS.
    Een CMS-implementatie bestaat eigenlijk uit twee trajecten:
    1. Website
    2. Redactieomgeving
    De meeste PM's worden gevraagde om alleen de website op te leveren, terwijl de een goed werkende redactieomgeving een succes garandeert.
  • Nr.1: Be prepared en communiceer intern
    Voorbereiding
    Veel winst in een CMS-traject kan gehaald worden door een goede voorbereiding. Wees zorgvuldig met de wensen, doe usability testen, drempelsvrij (accessibiility) checks, ga in overleg met Marketing over SEO, denk na hoe je webstatistieken wilt implementeren (KPI's), neem je tijd voor interactieontwerp en check de HTML. Samen met het Functioneel en Technisch Ontwerp is de oplevering van de HTML onderdeel van de Specificaties. Indien dit goed is, kun je met gerust hart beginnen met de bouw van de website.
    Communiceer wekelijks
    De hele organisatie is betrokken bij de oplevering van een nieuwe website en dient wekelijks op de hoogte gehouden te worden. Ook dien je een omgeving op te zetten waarbij iedereen input kan leveren op de nieuwe website. Laat de gehele organisatie meewerken aan de Gebruikersacceptatie-testen (GAT).
    Content, content en content
    Daarnaast is de voorbereiding voor oplevering en accordering van de content een zeer belangrijke zaak. Vaak is de websitebouwer klaar, maar moet nog 4 maanden gewacht worden op -geaccordeerde- content (juridische zaken!). Start meteen met de opleveringen opvraag van de content, zelfs ver voordat het interactie-ontwerp klaar is!!!
Lastig traject
Samengevat is een CMS-project een lastig traject, omdat er veel zaken die buiten de scope vallen van een PM wel het uiteindelijke succes van een CMS-implementatie bepalen. Voordat je als PM hieraan begint, kun je dit soort facetten ook aankaarten bij je opdrachtgever.


gerelateerde blogs met thumbnail